Budsjett, regnskap og revisjon

Budsjett

Fossum I.F.s styringsverktøy er både årets budsjett, godkjent av Årsmøtet, og regnskapsrapporter fra Fossum I.F.s regnskapsfører. Budsjettet brukes for å planlegge aktiviteten gjennom året og for å styre aktiviteten i inneværende år. Budsjettet som styringsverktøy skal bidra til å identifisere økonomiske avvik gjennom året slik at tiltak kan iverksettes for å rette dette og unngå underskudd.

Fossum I.F. skal utarbeide en intern kalender («årshjul») for gjennomføring av årets økonomirutiner og alle frister bør settes i henhold til disse rutinene. Det er leder av henholdsvis Hovedstyret og Fotballstyret sitt ansvar å følge opp økonomien mellom styremøtene.

Fossum I.F. utarbeider før årsslutt et budsjett for kommende år som inneholder alle hovedposter i regnskapet. Budsjettet vedtas på årsmøtet og følges opp av styret gjennom året. Fossum I.F. bruker forenklet norsk standard kontoplan og alle Fossum I.F.s grupper benytter de samme kontoklassene.

For å sikre god økonomistyring registreres budsjettene i regnskapssystemet slik at regnskapet kan sammenlignes med årets budsjett, både overordnet for Fossum I.F. og på gruppenivå.

Følgende punkter er eksempler på noen av de viktigste postene ved budsjettering i Fossum I.F.:

Inntekter:

Avtaler,
Sponsorkontrakter
Spilleravgifter
Kiosksalg
Fjorårsregnskapet (årets) inntekt
«Årshjulet» for å avdekke om det er ytterligere nye aktiviteter som skaper inntekter.

Kostnader:

Fjorårets (årets) kostnader
Planlagte aktiviteter for kommende år
Kontrakter (for eksempel baneleie)

Budsjettet skal være realistisk, og det skal ikke gå i underskudd.

Ved usikkerhet bruker Fossum I.F. det beste estimatet som er tilgjengelig på tidspunkt for budsjettarbeidet.

Regnskap

Fossum I.F. er regnskapspliktig og følger regnskaps- og revisjonsbestemmelsene for små organisasjonsledd.

Årsregnskap

Årsavslutning skjer den 31.12 hvert år. Fossum I.F.s årsregnskap inneholder resultatregnskap for hele Fossum I.F. (inkludert lagenes internregnskaper), en balanseoversikt (eiendeler og gjeld) samt et noteoppsett med pliktige (og relevante) opplysninger.

Årsregnskapet er signert av alle styrets medlemmer og fremlegges på Fossum I.F.s årsmøte i revidert versjon.

Fossum I.F. utarbeider også en årsberetning i forbindelse med avleggelsen av årsregnskapet.

Pr 31.12 går regnskapsfører med eventuell bistand fra leder av Fossum I.F. gjennom regnskapet for å:

Avsette for opptjente inntekter (inntekt som gjelder år 1, men man får den først innbetalt i år 2)
Periodisere forskuddsbetalte inntekter (man har mottatt innbetaling i år 1, men den gjelder for år 2)
Avsette for påløpte kostnader (kostnaden gjelder år 1, men faktura e.l. kommer ikke før i år 2)
Periodisere forskuddsbetalte kostnader (faktura betales i år 1, mens kostnaden gjelder år 2)

Regnskapsbilag

Alle typer regnskapsbilag skal løpende leveres til klubbens økonomiansvarlig/kasserer. For arrangementer eller andre aktiviteter skal bilag leveres til økonomiansvarlig umiddelbart etter gjennomføring. Alle bilag skal arkiveres av regnskapsfører i henhold til gjeldende prinsipper.

Revisjon

Fossum IF gjennomfører revisjon av regnskapet etter årsslutt. Klubben skal tilstrebe å benytte seg av revisorer med formell revisjonsbakgrunn. Rollebeskrivelse for revisor er beskrevet i eget kapittel, Rollebskrivelser.